Alguien abre cada documento para saber qué es
Facturas, albaranes y avisos mezclados en el mismo buzón o la misma carpeta, revisados uno a uno.
Automatización documental con IA · Pymes
Gestión documental automática: cada documento, clasificado y archivado según llega
Facturas, albaranes, contratos, pedidos o certificados llegan por correo, a una carpeta o desde otros programas. La IA los lee, decide qué son, saca los datos clave, los guarda donde corresponde y avisa a quien tiene que actuar. Tu equipo solo revisa las dudas.
Clasificación con IA · Archivo y avisos automáticos · Revisión humana de las dudas
Cuéntanos qué documentos recibes y qué haces hoy con ellos. Te diremos qué se puede automatizar.
- Correo
- Carpeta compartida
- Escáner o móvil
- Otros programas
IAIdentifica el documento y saca sus datos
- En su carpeta, con su nombre
- Datos a tu ERP o Excel
- Aviso a quien tiene que actuar
Cualquier formato estándar: PDF, imágenes, Word, Excel, correos…
¿Te suena esto con los documentos?
La documentación no es difícil, es constante. Cada documento que alguien abre, renombra y reenvía a mano es tiempo que no se dedica a lo importante.
Carpetas sin un criterio común
Nombres distintos, versiones repetidas y documentos que nadie encuentra cuando hacen falta.
Duplicados y documentos que no tocan
El mismo PDF dos veces, documentos a nombre de otra empresa o que no son lo que parecen.
Nadie se entera de que ha llegado
El responsable no sabe que tiene algo pendiente, y los vencimientos se descubren tarde.
El problema no es el volumen: es que cada documento depende de que alguien se acuerde de hacer algo con él.
¿Te pasa con los documentos de tu empresa?
Cuéntanos qué recibes y cómo lo gestionas hoy. Estudiamos contigo qué se puede automatizar, sin compromiso.
Definimos contigo qué hacer con cada documento
Antes de automatizar, repasamos contigo cada tipo de documento: de dónde llega, qué datos hay que sacar, dónde debe guardarse y quién tiene que enterarse. Con esas reglas, la IA hace el trabajo cada día y tu equipo solo decide en las dudas.
- Qué documentos recibes y por dónde llegan
- Qué datos hay que sacar de cada uno
- Dónde se archiva y con qué nombre
- A quién avisar y cuándo
- Qué dudas revisa una persona
Qué documentos se pueden automatizar
Ejemplos habituales en pymes. Cada empresa tiene los suyos: los definimos en el estudio.
Facturas de proveedor
Ordena cada factura en su sitio, lee emisor, CIF, importes e IVA, aparta duplicados y prepara el asiento para el ERP.
Avisa a contabilidad para aprobar
Pagarés y confirming
Los ordena en su sitio y los concilia con las facturas pendientes de cobro.
Avisa a quien gestiona los cobros si no cuadran
Documentación de subcontratas (CAE)
Ordena la documentación por obra y empresa y vigila su caducidad.
Avisa a prevención o al jefe de obra
Albaranes y pedidos
Identifica proveedor y pedido y los archiva juntos.
Avisa a compras si falta algo o no cuadra
Contratos
Los clasifica por tipo y parte y guarda las fechas clave.
Avisa al responsable antes de cada vencimiento
Documentación de personal
La archiva por empleado y tipo de documento.
Avisa a RRHH cuando falta o caduca algo
Certificados y seguros
Guarda cada uno con su fecha de caducidad.
Avisa antes de que caduquen
¿Tus documentos no están en la lista?
Se adapta a cualquier tipo de documento y de formato. Cuéntanos cuáles son y lo estudiamos.
Qué cambia para tu equipo
La documentación deja de depender de que alguien se acuerde. El equipo recibe lo que necesita, cuando lo necesita, y decide solo lo que requiere criterio.
Todo en su sitio, con el mismo criterio
Cada documento se archiva en su carpeta y con un nombre que permite encontrarlo.
Avisos con el motivo
Si algo no cuadra, llega señalado y explicado en lenguaje claro.
Un registro de lo que ha pasado
Qué llegó, qué se hizo con cada documento y quién lo revisó.
Sin cambiar tu forma de trabajar
Partimos de tu correo, tus carpetas y tus programas; en el estudio vemos qué integración es posible.
Cómo lo ponemos en marcha
- 1Estudio de los documentos que recibes
- 2Configuración de tipos, reglas y avisos
- 3Piloto con tus documentos reales
- 4Puesta en marcha y ajuste fino
Preguntas frecuentes sobre gestión documental automática
Cualquier formato estándar: PDF (también escaneados), imágenes, documentos de Word o Excel, correos… Si trabajas con otro formato, lo adaptamos.
Lo más común es que lleguen a un buzón de correo o a una carpeta de documentos, pero se adapta a tu forma de trabajar: un escáner, el móvil, un portal o el programa que ya utilizas.
Lo aparta y avisa con el motivo, para que una persona decida. Lo mismo con los duplicados y los documentos que van a nombre de otra empresa.
En el estudio revisamos qué integración es posible. Cuando no hay conexión directa, trabajamos con exportaciones e importaciones, por ejemplo con Excel o con los ficheros de tu programa.
Los documentos de cada empresa están separados, con usuarios y permisos por rol, y solo se usan para tu proceso. En el estudio revisamos contigo dónde se guardan.
¿Qué documentos te gustaría que se ordenaran solos?
Cuéntanos qué documentos recibes, por dónde llegan y qué haces hoy con ellos. Estudiamos el proceso contigo y te decimos qué se puede automatizar y cómo. Sin compromiso.
Tú decides si seguimos.
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